「報告書の作成に半日かかってしまう」「メールの文面を考えるのに時間がかかる」——そんな悩みを抱えていませんか？
生成AIを活用すれば、これまで時間のかかっていた文書作成を大幅に効率化できます。本記事では、中小企業の経営者・担当者の方に向けて、生成AIによる文書作成の基本からツールの選び方、効果的な使い方まで詳しく解説します。
生成AIによる文書作成とは
生成AIとは、人工知能が学習したデータをもとに、新しい文章や画像などを自動で作り出す技術です。文書作成においては、指示を入力するだけで、AIがビジネス文書やメール、報告書などを自動生成してくれます。
従来の文書作成では、構成を考え、文章を一から書き、推敲するという工程が必要でした。生成AIを使えば、この工程を大幅に短縮できます。
生成AIで作成できるビジネス文書
生成AIは、さまざまな種類のビジネス文書を作成できます。
日常業務の文書として、ビジネスメールの作成、議事録の要約・整理、日報・週報の作成、社内通知・お知らせ文などがあります。
企画・報告系の文書では、企画書・提案書のたたき台、報告書・レポートの作成、プレゼン資料の構成案、マニュアル・手順書の作成などに活用できます。
対外的な文書としては、プレスリリースの作成、お客様への案内文、お詫び文・お礼状、契約書の素案作成なども可能です。
主要な生成AIツールの比較
文書作成に使える主要な生成AIツールを紹介します。
ChatGPT（OpenAI）
最も知名度の高い生成AIツールです。無料版でも基本的な文書作成が可能で、有料版（月額20ドル）ではより高性能なモデルを利用できます。日本語の精度も高く、幅広い文書作成に対応しています。
Claude（Anthropic）
長文の処理が得意で、文脈を理解した自然な文章を生成します。無料版でも十分な機能があり、特に報告書や企画書など長めの文書作成に向いています。
Gemini（Google）
Googleが提供する生成AIで、Googleアカウントがあれば無料で利用可能です。Google Workspaceとの連携が強みで、GmailやGoogleドキュメントと組み合わせて使いたい方に適しています。
Microsoft Copilot
Microsoft 365と統合されており、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリ内で直接AIを利用できます。すでにMicrosoft 365を導入している企業には導入しやすい選択肢です。
選び方のポイント
初めて生成AIを導入する場合は、まず無料版から試してみることをおすすめします。自社の業務内容や既存のツール環境に合わせて選びましょう。複数のツールを試して比較するのも有効です。
効果的な使い方——プロンプトのコツ
生成AIから質の高い文書を得るには、プロンプト（指示文）の書き方が重要です。
具体的に指示する
曖昧な指示では、期待通りの結果が得られません。
悪い例：「メールを書いて」
良い例：「取引先の山田様に、来週の打ち合わせ日程を確認するビジネスメールを書いてください。候補日は12月10日（火）14時または12月11日（水）10時です。丁寧な文体でお願いします」
役割を与える
AIに役割を設定すると、より適切な文章が生成されます。
例：「あなたは中小企業の広報担当者です。新商品発売のプレスリリースを作成してください」
条件を明確にする
文字数、文体、構成などの条件を具体的に指定しましょう。
例：「以下の条件で企画書を作成してください。文字数は1,000文字程度、見出しを3つ入れる、箇条書きを活用する」
段階的に作成する
長い文書は一度に作成せず、段階的に進めると精度が上がります。
- まず構成案を作成させる
- 各セクションを個別に作成させる
- 全体を通して推敲させる
セキュリティと法的リスクへの対応
生成AIを業務で使う際に、多くの方が気にされるのがセキュリティと法的リスクです。
機密情報の取り扱い
基本的に、顧客の個人情報や社外秘の情報は、生成AIに入力しないようにしましょう。多くのAIサービスは入力データを学習に使用しないオプションを提供していますが、万が一の情報漏洩リスクを考慮する必要があります。
機密性の高い文書を作成する場合は、固有名詞を仮名に置き換える、数値を概算にするなどの工夫をしましょう。
著作権への配慮
生成AIが出力した文章をそのまま使う場合、著作権の問題が生じる可能性があります。特に、既存の文章と類似した内容が生成されることがあるため、公開前には必ずチェックしましょう。
社内文書として使う分には大きな問題になりにくいですが、対外的に公開する文書は、必ず人間が確認・編集することをおすすめします。
正確性の確認
生成AIは、事実と異なる情報を生成することがあります（ハルシネーションと呼ばれます）。数字やデータ、固有名詞などは必ず事実確認を行いましょう。
社内導入のステップ
生成AIを社内で導入する際の流れを紹介します。
ステップ1：小さく始める
まずは特定の業務や部署に限定して試験導入します。例えば、メール作成や議事録作成など、比較的リスクの低い業務から始めるのがおすすめです。
ステップ2：ガイドラインを作る
機密情報の取り扱い、使用してよい業務の範囲、出力内容の確認フローなど、社内ルールを明文化しておきましょう。
ステップ3：効果を測定する
導入前後で、文書作成にかかる時間や品質を比較します。具体的な数字で効果を把握することで、本格導入の判断材料になります。
ステップ4：段階的に拡大する
効果が確認できたら、対象業務や部署を徐々に広げていきます。使い方のノウハウを社内で共有し、組織全体のスキルアップを図りましょう。
まとめ
生成AIを活用した文書作成は、業務効率化の強力な手段です。
ポイントをまとめると、まず目的に合ったツールを選ぶこと。無料版から試して自社に合うものを見つけましょう。次に、プロンプトを工夫すること。具体的な指示、役割設定、条件指定で精度が上がります。そして、セキュリティに配慮すること。機密情報の取り扱いルールを決め、出力内容は必ず人間が確認しましょう。
生成AIは万能ではありませんが、上手に活用すれば、文書作成の時間を大幅に削減できます。まずは小さな業務から試してみて、自社に合った活用方法を見つけてください。
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