月末になると、Excelを開いて売上を手入力し、電卓を叩いて合計を確認し、前月のシートからコピペして比較表を作る。
この作業、毎月何時間かかっていますか。
Googleスプレッドシートには、AI（Gemini）が搭載されています。これを使えば、「この表の合計を出して」「先月と今月を比較して」と日本語で指示するだけで、関数を知らなくても集計ができます。
この記事では、Excelの関数が苦手な事務担当者や社長でも、今日から使える具体的な活用法を3つ紹介します。
そもそもGoogleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートは、Googleが提供する無料の表計算ソフトです。見た目や操作感はExcelとほぼ同じ。ブラウザ上で動くので、ソフトのインストールは不要です。
Excelとの大きな違いは2つ。自動保存されることと、複数人で同時に編集できること。USBで受け渡す必要がなく、社長と事務担当が同じファイルを同時に見ることもできます。
そしてもう1つの大きな違いが、AIアシスタント「Gemini」が使えることです。
Geminiで何ができるのか——3つの実務活用
GeminiはGoogleスプレッドシートの画面右上に表示される「Geminiに相談」アイコンから使えます。サイドパネルが開いて、日本語で指示を入力できます。
難しい設定は不要。スプレッドシートにデータが入っていれば、すぐに使えます。
活用1：売上の集計と比較を一瞬で終わらせる
毎月の売上データをスプレッドシートに入力しているとします。A列に日付、B列に取引先、C列に金額。
Geminiのサイドパネルに、こう入力します。
「C列の金額を取引先ごとに合計して」
これだけで、取引先別の売上合計が出ます。関数を覚える必要はありません。
さらに、「先月のシートと今月のシートを比較して、売上が下がった取引先を教えて」と聞けば、前月比の分析もしてくれます。
これまで電卓とコピペで30分かけていた作業が、5分で終わります。
活用2：関数がわからなくても、AIに聞けばいい
「この列の平均を出したいけど、関数がわからない」
こんな経験はありませんか。AVERAGE、SUMIF、VLOOKUP——Excelの関数は種類が多すぎて、たまにしか使わない人は毎回検索することになります。
Geminiなら、やりたいことを日本語で伝えるだけです。
「D列の金額のうち、B列が『スリーピース』のものだけ合計して」と入力すれば、Geminiが適切な関数を教えてくれます。そのまま使えるように数式ごと提案してくれるので、コピペするだけです。
関数を覚える時代は終わりました。やりたいことを言葉で伝えればいいのです。
活用3：データからグラフを自動で作る
「このデータを棒グラフにして」
Geminiにこう伝えるだけで、データに合ったグラフを自動生成してくれます。月別の売上推移、取引先別の比較、カテゴリ別の内訳。
手作業でグラフを作ると、範囲の指定を間違えたり、軸の設定に迷ったりして意外と時間がかかります。Geminiなら、データの内容を自動で判断して適切なグラフを提案してくれます。
社長に報告するとき、数字の羅列よりもグラフが1枚あるだけで説得力がまるで違います。報告書やプレゼンの質が、特別なスキルなしで上がります。
始めるために必要なもの
必要なものは2つだけです。
1. Googleアカウント。 Gmailを使っていれば、すでに持っています。
2. Google Workspace の有料プラン。 Geminiの機能をフルに使うには、Business Standard以上のプランが必要です。月額1,360円（1ユーザーあたり）から利用できます。社員3人の会社なら月額約4,000円です。
まずは無料のGoogleスプレッドシートで表計算に慣れてから、Geminiの有料プランに移行するのがおすすめです。無料版でもスプレッドシート自体は問題なく使えます。
「うちはExcelでいい」と思った方へ
Excelが悪いわけではありません。ただし、次の3つに心当たりがあるなら、Googleスプレッドシートへの移行を検討する価値があります。
ファイルの受け渡しにUSBやメールを使っている。 Googleスプレッドシートならリンクを共有するだけ。「最新版はどれ？」問題がなくなります。
関数が使える人が社内に1人しかいない。 その人が休んだり辞めたりしたら、集計が止まります。Geminiがあれば、関数を知らない人でも集計ができます。
集計作業に毎月半日以上かかっている。 その時間は、AIに任せられる作業です。人間は、数字を見て判断することに時間を使うべきです。
AIは難しいものではありません。Googleスプレッドシートを開いて、日本語で「これを集計して」と言うだけ。まずはそこから始めてみてください。
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