「Googleフォームに問い合わせが入ったら、スプレッドシートに転記して、Slackに通知して、メールで自動返信する。」
この3つの作業、手動でやっていませんか。1件あたり5分としても、1日10件あれば50分。月に換算すると約17時間。ほぼ丸2日分の作業時間です。
Zapier（ザピアー）を使えば、この「Aが起きたらBをやる」という定型作業をプログラミングなしで自動化できます。しかも無料プランから始められます。
この記事では、Zapierの仕組みと、中小企業がすぐに使える自動化の具体例を紹介します。
Zapierとは
Zapierは、複数のWebサービスやアプリをつなげて、作業を自動化するツールです。8,000種類以上のアプリと連携でき、プログラミングの知識は不要です。
仕組みはシンプル。「トリガー（きっかけ）」と「アクション（処理）」を組み合わせるだけです。
例えば、「Gmailで新しいメールを受信したら（トリガー）→ Googleスプレッドシートに記録する（アクション）」という流れを設定すると、以後すべて自動で処理されます。
この自動化の設定1つ1つを「Zap（ザップ）」と呼びます。Zapは一度設定すれば24時間365日、ミスなく動き続けます。
中小企業ですぐに使える自動化5選
1. 問い合わせフォーム → スプレッドシート記録 → メール通知
最もニーズが高い自動化です。
ホームページのお問い合わせフォーム（Googleフォームやwordpressのフォーム）に回答が送信されたら、自動でGoogleスプレッドシートに記録し、同時に自分のメールやSlackに通知が届くように設定します。
手動でフォームの管理画面を開いて確認する必要がなくなり、問い合わせへの対応スピードが上がります。
2. メール受信 → ChatGPTで返信文を自動生成
ZapierはChatGPTとも連携できます。特定のラベルがついたGmailを受信したら、ChatGPTにメール本文を渡して返信の下書きを自動生成し、下書きフォルダに保存する、という流れが作れます。
定型的な問い合わせ（料金の確認、営業時間の質問など）であれば、ほぼ自動で返信まで完結します。
3. SNS投稿の自動化
ブログ記事を公開したら、自動でX（旧Twitter）やFacebookに投稿する。あるいは、Googleスプレッドシートに投稿予定のテキストを一覧で入力しておき、指定した日時に自動でSNSに投稿する。
SNSの更新が続かない中小企業にとって、「とりあえず定期的に投稿が出る」仕組みを作れるのは大きなメリットです。
4. 新規顧客情報の自動登録
Googleフォームやホームページの問い合わせフォームから入った顧客情報を、自動でCRMや顧客管理用のスプレッドシートに登録します。名前、メールアドレス、問い合わせ内容、日時がすべて自動で記録されるため、手動でのデータ入力が不要になります。
5. 定期レポートの自動送信
毎週月曜日の朝に、Googleスプレッドシートのデータを集計してメールで自動送信する。あるいは、特定の条件（売上が○円を超えたなど）を満たしたら通知する。
こうした「定期的にチェックして報告する」作業を自動化すれば、確認漏れがなくなり、報告のために時間を取られることもなくなります。
始め方：3ステップで最初のZapを作る
ステップ1：Zapierに登録する
zapier.com にアクセスし、Googleアカウントまたはメールアドレスで無料登録します。日本語のインターフェースも用意されています。
ステップ2：テンプレートから選ぶ
Zapierには、あらかじめ設定済みの自動化テンプレートが数千種類用意されています。「Gmail → Googleスプレッドシート」「Googleフォーム → Slack通知」など、よく使われる組み合わせはテンプレートから選ぶだけで設定完了です。
ゼロから作る必要はありません。まずはテンプレートを選んで、自分のアカウント情報を接続するだけです。
ステップ3：テストして有効化する
設定が終わったら「テスト」ボタンで動作確認します。問題なければ「オン」にするだけ。以後は自動で処理が走り続けます。
最初の1つを作るのに、慣れれば10分もかかりません。
料金プラン
Zapierには4つのプランがあります。
Freeプラン（無料）。 月100タスクまで。単純な「1トリガー → 1アクション」の自動化が5つまで作れます。まず試すならこれで十分です。
Professionalプラン（月額約2,900円〜）。 月750タスクから。マルチステップ（1トリガー → 複数アクション）が使えるようになり、条件分岐やAI連携も可能。本格的に使うならこのプランが最もコスパが良いです。
Teamプラン（月額約10,000円〜）。 複数人でZapを管理できるプラン。チームでの運用向け。
Enterpriseプラン。 大企業向け。個別見積もり。
中小企業であれば、まず無料プランで始めて、効果を実感したらProfessionalプランに移行するのが現実的です。月額2,900円で毎月17時間の手作業が削減されるなら、十分に元が取れます。
Zapierが得意なこと、苦手なこと
得意なこと
「Aが起きたらBをする」という定型的な作業の自動化。データの転記、通知の送信、ファイルの整理、定型メールの送信など、「ルールが明確で、毎回同じ手順」の作業は自動化に最適です。
苦手なこと
判断が必要な作業。例えば「このメールは重要かどうか判断して対応を変える」といった高度な判断は、Zapier単体では難しいです。ただし、ChatGPTとの連携で簡単な判断（カテゴリ分けやトーンの判定）は可能になっています。
また、Zapierはクラウドサービス同士の連携が前提です。ExcelのローカルファイルやUSBメモリ内のデータなど、クラウドに上がっていないデータは扱えません。
AIとZapierの組み合わせが強力
Zapierの真の強みは、ChatGPTなどのAIツールと組み合わせたときに発揮されます。
例えば、こんな自動化が可能です。
問い合わせメールを受信 → ChatGPTが内容を分析してカテゴリ分け → カテゴリに応じて担当者にSlack通知 → 同時にスプレッドシートに記録
このように「受信→分析→振り分け→記録」の全工程を自動化すると、人間がやるべきことは「通知を見て対応する」だけになります。
ChatGPTの活用方法については「Claudeプロンプト集｜業務別にそのままコピペで使えるテンプレート20選」も参考にしてください。ClaudeやChatGPTで作った定型文をZapierの自動返信に組み込むことも可能です。
まとめ
Zapierを使えば、毎日繰り返している「コピペ→通知→記録」の作業を、プログラミングなしで自動化できます。無料プランから始められるため、リスクはゼロです。
まずは1つ、最も頻度の高い定型作業を自動化してみてください。「問い合わせフォーム → スプレッドシート記録 → メール通知」が最初の1つとしておすすめです。
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